Audit Dari Customer

Weitz….siapa bilang audit dari customer cuma bisa dilakuin sama orang-orang yang jago silat lidah, tukang nipu dan rayuan gombal ngadain jamu makan enak diresto mahal???? da ga zaman nech……semua orang juga bisa kok !!! mau tau caranya…?

nech acara (audit dari customer) merupakan suatu event yang dilakukan dalam rangka beberapa hal :

1. Customer ingin mengetahui hasil corective action yang telah kita lakukan ketika mereka memberikan claim atas produk yang bermasalah yang terkirim hingga kemereka.

2. Audit rutin tahunan yang biasa mereka lakukan terhadap para suppliernya.

3.Assessment (penilaian awal) ketika ada calon customer yang berminat keperusahaan kita.

Nach kita musti tahu dulu point audit mana yang ingin mereka lakukan…1,2 atau 3? sebab ketiganya memerlukan teknik penyelesaian yang berbeda….meskipun intinya sama (customer satisfaction……hehehehehehehe)

yooook kita telusurin semua metode penyelesaiannya untuk tiap-tiap point :

1. Customer ingin mengetahui hasil corective action yang telah kita lakukan ketika mereka memberikan claim atas produk yang bermasalah yang terkirim hingga kemereka.

untuk point 1 ini biasanya dilakukan satu minggu setelah corrective action beserta preventive action yang telah kita buat pada saat mereka claim (berupa PICA)

mereka umumnya melakukan komfirmasi kedatangan satu hari sebelumnya (dadakan memang……hehehehehehhe)…so yang pasti..bia mereka mengkomfirmasi by telepon….terima dan katakan bahwa kita akan menerima kedatangan mereka dan pastikan …….1. Jam berapa mereka akan datang, 2.no Doc PICA mana yang akan mereka audit.(biasanya kalo claimnya banyak…PICA satu bulan untuk satu customer bisa banyak, hahahahahaha)..setelah informasi kita terima dari mereka…langsung lakukan step-step berikut ini…..

a. Ambil doc pica yang akan diaudit

b. Kumpulkan PIC dari PICA tersebut.

c. Cek evidence dari PICA

d. Lakukan audit proses singkat terhadap PICA.

e. Status Closed (simple bukan?hehehehehe team work man yang penting

team work!!!)

2. Audit rutin tahunan yang biasa mereka lakukan terhadap para suppliernya.

kalau ketemu sama audit type ini jangan galau dan gelisah….apa lagi ampe keluar keringet dingin…(pengalaman dulu waktu audit kawasaki……ternyata auditornya baek tuch……). Untuk type audit seperti ini biasanya customer mengirimkan informasi by fax dan point-point audit yang akan dilakukan oleh mereka..setiap customer memiliki kriteria yang berbeda-beda….step-step yang harus kamu lakukan adalah :

a. Buat undangan meeting ke semua departement terkait.

b. Informasikan point-point audit ke departement terkait

c. beri waktu tenggat (1×24jam) kesemua departement untuk prepare

point-point tersebut

d. kumpulkan evidence dari point-point audit (meeting kedua)

e. Audit process, product dan management system oleh auditor internal.

f. Meeting ketiga untuk informasi observation hasil audit internal (beserta

PICA request dari auditor internal)

g. Meeting keempat pembahasan PICA request audit internal

h. Verifikasi hasil PICA request audit internal

i. Status Closed

Cukup panjang memang untuk persiapannya bisa memakan waktu 1 ampe 2 minggu tergantung banyaknya point yang diinginkan oleh customer, namun yang pasti hal tersebut memang harus dipersiapkan untuk menghindari hasil audit yang minim…(bukan dengan cara merayu yah…..dengan jamuan makan yang mahal…..hehehehehhehehehe….)

NB : biasanya di audit tahunan ini customer juga suka melakukan verifikasi secara keseluruhan terhadap PICA yang kita buat yang berkaitan dengan produknya…jadi ga ada salahnya diluar point-point tersebut kita juga melakukan aktivitas seperti halnya point 1, jadi….WASPADALAH…WASPADALAH….)

3.Assessment (penilaian awal) ketika ada calon customer yang berminat keperusahaan kita.

Untuk point tiga ini memang terasa beda sebab kita kedatangan anugerah….calon customer yang akan meminang kita untuk menjadi suppliernya……kalo berhasil artinya PO “Purchase order” bakalan naek….kerjaan bakalan naek…..Gaji belum tentu naek….hahahahahahahaha…).Biasanya mereka pun megirimkan fax kekita berupa waktu kedatangan mereka untuk pra assessment (ada beberapa calon customer yang memang melakukan pra-assessment terlebih dahulu sebelum melakukan assessment, yaitu melihat-lihat kondisi perusahaan).untuk pra assessment ini step-stepnya adalah sbb:

a. Buat undangan meeting 5S diluar kondisi ruting

b. Buat schedule audit 5S (udah pernah dibahas sebelumnya..liat post auang pernah saya bahas sebelumnya di post audit 5S yach….)

c. Status Closed

untuk step pra assessment cukup dikondisikan di faktor 5S.sedangkan untuk step assessment mereka memberikan fax point-point yang akan mereka assessment setelah mereka melakukan pra assessment atau  biasanya dihari itu juga ketika selesai pra assessment mereka memberikan data point-point assessment. Step-step yang umumnya kita harus lakukan adalah :

Buat undangan meeting ke semua departement terkait.

b. Informasikan point-point audit ke departement terkait

c. beri waktu tenggat (3×24jam) kesemua departement untuk prepare

point-point tersebut

d. kumpulkan evidence dari point-point audit (meeting kedua)

e. Audit process, product dan management system oleh auditor internal.

f. Meeting ketiga untuk informasi observation hasil audit internal (beserta

PICA request dari auditor internal)

g. Meeting keempat pembahasan PICA request audit internal

h. Verifikasi hasil PICA request audit internal

i. Status Closed

Hal ini tidak jauh beda dengan type audit point 2 hanya saja untuk assessment kita memerlukan waktu yang sedikit lebih banyak sebab hampir semua proses organisasi (Liat Bisnis Proses Mapping) aka n teraudit semuanya…biasanya memakan waktu 2-3 minggu.. tergantung dari kondisi perusahaan kita sendiri..semakin tersystem semakin cepat persiapannya.

soo……dengan memahami hal-hal diatas memungkinkan kita untuk mengantisipasi pengeluaran yang berlebihan..dan meningkatkan skill kita dalam melakukan persiapan audit tersebut…

jadi jangan takut untuk belajar mencoba….dan yang terpanting..team work man…team work….tanpa team work sulit untuk melakukan persiapan audit sendirian….ingat dimanufacturing ga ada istilah….elang terbang sendirian…yang ada bebek-bebek terbang bersamaan membentuk angka V yang berarti VICTORY…….jayalah selalu kawan!!!

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: