Control Document

Knapa sech dokument harus tercontrol?
dokument apa saja sech yang harus dicontrol?
bagaimana cara mengontrolnya?
Umumnya ini semua hal yang terdapat didalam pikiran kita ketika kita akan membahas mengenai control terhadap dokument-dokument yang terdapat diperusahaan kita.

1. Dokument apa saja yang harus dicontrol ?
didalam suatu peruhasaan yang menjadikan ISO 9001-2000 sebagai acuan system yang diguanakan diperusahaannya, membagi dokument dalam 4 level :
a. Level 1
Quality Manual
Quality Manual ini merupakan dokument yang membahas Quality Management System secara general dan ruang lingkup kerja organisasi yang terdapat diperusahaan tersebut
b. Level 2
Quality Procedure
Quality Procedure merupakan penjelasan cara menerapkan Quality Manual. dokument ini membahas sebuah process yang harus dijalankan. Dokumen ini dipakai sebagai acuan dari tiap-tiap aktivitas yang ada pada proses tersebut.
Contoh : QP training (didalam Quality Manual dijelaskan mengenai pemberdayaan sumber daya manusia dengan meningkatkan kompetensi yang dimilikinya). Di QP Training ini dijabarkan tiap-tiap aktivitas dari training.
Quality Objective
Dokument ini membahas mengenai pencapaian target yang terhitung dari penjabaran quality policy.
c. Level 3
– Standard Operation Procedure
Dokument yang membahas sebuah aktivitas yang harus dijalankan secara detail.
– Activity Plan
dokument yang membahas tentang tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mecapai target dari quality objective
contoh : dalam Quality Objective dinyatakan bahwa defect internal perusahaan harus dibawah 5%. maka dalam dokument aktivity plan dijabarkan aktivitas-aktivitas dalam menajalankan agar defective internal dibawah 5%.
– Job Description
Dokument yang membahas mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap person, bagian dan atau level
– Inspection Standard
Dokument yang membahas point-point yang harus diinspeksi dari sebuah produk atau proses. dokument ini digunakan oleh inspector sebagai acuan mereka pada saat inspeksi.
– Control Plan
Dokument ini berisikan flow process dan metode control yang harus dilakukan pada tiap-tiap aktivitas yang ada pada process tersebut agar kualitas yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi
– Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
adalah dokument yang berisi tentang mode failure selama proces dan termasuk potensi failure serta akibat dari failure tersebut terhadap produk, proses ataupun pengguna produk.
d. Level 4
– Dokument pendukung
dokument-dokument yang melaporkan hasil kegiatan (form) dan dokument eksternal yang digunakan perusahaan seperti : drawing customer, spesifikasi tehnik, dll.

2. Bagaimana cara mengontrolnya?
umumnya semua dokument ini dicontrol oleh QMS yang terdapat diperusahaan, dimana QMS ini merecord semua dokument dalam list catatan mutu tiap dokument.contohnya : SOP (Standard Operation Procedure milik Dept Produksi) direcord dalam list catatan mutu level 3 SOP khusus Departement Produksi.
meski QMS yang merecord all dokument, all dept.head wajib menginformasikan ke QMS mengenai dokument-dokument yang terdapat pada Departementnya masing-masing.

3. Mengapa wajib dicontrol ?
Untuk memastikan agar dokument-dokument yang terdapat didalam perusahaan masih memenuhi spesifikasi kerja sesuai dengan semua proses yang terdapat diperusahaan tersebut. dengan adanya pengontrolan kita dapat mencegah adanya dokument-dokument yang telah kadaluarsa yang dapat mempengaruhi kondisi proses yang terdapat dilapangan.
Contoh : dengan adanya control, Dokument SOP produksi yang telah kadaluarsa dapat segera diketahui dan dimusnahkan sehingga dokument SOP tersebut tidak mempengaruhi proses produksi.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: