Persiapan Quality Objective Tahun 2009

Tahun 2008…..bukanlah hal yang singkat dalam proses perjalanan perbaikan system yang terus berkelanjutan di Perusahaan Banshu Rubber Indonesia, begitu banyak hal yang telah dilakukan agar kita bisa survive didalam kompetesi yang terus meningkat, belum lagi digempur habis2xan dengan krisis global yang berimbas hampir kesemua perusahaan dibidang otomotif…..

tidak ada cara lain……only…….great inovation…will make our company survive……how….by PDCA…simply but surely….

menyongsong tahun 2009 yang akan datang…hal yang paling penting adalah meninjau kembali sasaran mutu (quality objective) perusahaan…mereviewnya dengan melihat activity plan yang telah kita break down dari quality objective yang telah kita buat diakhir tahun 2007 yang lalu…..umumnya bila kita melihat kondisi yang ada sekarang ini….(menurut pakar ekonomi…living cost makin tinggi..sedangkan komisi makin tak kuat menahan….alias makin turun…ceile….bener apa salah anda sendiri silahkan menilai…maklum saya cuma orang kecil…gaji bukan buat sesuap nasi..tapi untuk bayar hutang sana-sini…untuk sesuap nasi…yah..tentu saja saya utang lagi…hiks-hiks…sedih banget nasibmu…) sangat perlu sekali kita melakukan inovasi besar-besaran yang bisa kita angkat dalam aktivitas rutin yang akan kita planningkan selama setahun.

jadi sebelum memulai langkah awal…ditahun 2009 step-step berikut ini amat sangat diharuskan untuk dilakukan…..:

1. Review activity plan tahun 2008….lihat perbandingan target dengan actualnya……( hal ini bisa direview dalam management review bulanan, tiga bulanan, enam bulanan, tahunan, tergantung mood perusahaan anda sendiri…dan juga mood si MR kalo ada MR diperusahaan Anda…bila tidak ada…silahkan contact saya di 08989267299 abu tholib saya siap menerima posisi lowongan MR ditempat anda bila memang diperlukan….hahahaha…..

2. Bila hasil review menandakan actual lebih besar dari planning untuk hal yang positif (contohnya peningkatan sales 10% actualnya 20%), berarti perlu adanay peningkatan target untuk kedepanya…cek proses yang berkaitan dengan sales…liat BPM (business Process Mapping) perusahaan…rubah target…berarti rubah proses agar lebih baik..

3. Bila hasil review menandakan actual lebih kecil dari planningnya (contoh defect internal 100ppm actualnya 10000ppm)…berarti banyak proses yang harus diperbaiki sedangkan target direview ulang…apakah realistis dengan proses atau tidak…(lihat..proses training….corrective action….internal audit….preventive & predictive maintenance….lihat perencanaan mutu…dll) yang berkaitan dengan target defect internal tersebut….

4. Bila telah direview maka kita rubah terlebih dahulu quality objective kita…contoh….

a. Peningkatan sales dari 10% menjadi 50% (biar survive, hehehehe)

b. Defect Internal 100 ppm tetap 100ppm namun procedure corrective action dan training dirubah misalnya…)

5. Setelah Quality Objective dirubah, maka kita harus membuat activity plan….atau master plan schedule…selama setahun…..yang merupakan break down dari quality objective yang tadi kita buat…..

contoh : quality objective : defect internal 100ppm

activity plan : Machine : standarisasi tooling untuk proses press…100

% terimplemetasi

Man       : Refreshemnt training 3 bulan sekali…100%

terevaluasi, dll

Intinya activity plan merupakan langkah-langkah pasti yang terukur yang akan kita lakukan untuk mencapai quality objective yang kita harapkan ditahun 2009.

Quality Objective bisa dibuat dari hasil meeting MR dihadiri oleh SPV up dari semua departement..

sedangkan Activity Plan bisa dibuat oleh Spv maing-masing departeemnt yang sebelumnya telah dirundingkan dalam meeting internal masing-masing departement…

1 hal yang perlu diperhatikan….activity plan bukanlah hal yang baku yang harus dilaksanakan…bila ternyata kurang effisien kita dapat merevisinya….dan tentu saja harus dengan persetujuan minimal dept head hinga MR dan selalu relevan dengan Quality Objective Tahun ini……

Masih bingung dengan hal ini…?

email me on abutholib_k02@yahoo.com

ditunggu saran dan kritiknya…atau ada ide yangl ebih mantap….please comment me OK!

Control Document

Knapa sech dokument harus tercontrol?
dokument apa saja sech yang harus dicontrol?
bagaimana cara mengontrolnya?
Umumnya ini semua hal yang terdapat didalam pikiran kita ketika kita akan membahas mengenai control terhadap dokument-dokument yang terdapat diperusahaan kita.

1. Dokument apa saja yang harus dicontrol ?
didalam suatu peruhasaan yang menjadikan ISO 9001-2000 sebagai acuan system yang diguanakan diperusahaannya, membagi dokument dalam 4 level :
a. Level 1
- Quality Manual
Quality Manual ini merupakan dokument yang membahas Quality Management System secara general dan ruang lingkup kerja organisasi yang terdapat diperusahaan tersebut
b. Level 2
- Quality Procedure
Quality Procedure merupakan penjelasan cara menerapkan Quality Manual. dokument ini membahas sebuah process yang harus dijalankan. Dokumen ini dipakai sebagai acuan dari tiap-tiap aktivitas yang ada pada proses tersebut.
Contoh : QP training (didalam Quality Manual dijelaskan mengenai pemberdayaan sumber daya manusia dengan meningkatkan kompetensi yang dimilikinya). Di QP Training ini dijabarkan tiap-tiap aktivitas dari training.
- Quality Objective
Dokument ini membahas mengenai pencapaian target yang terhitung dari penjabaran quality policy.
c. Level 3
- Standard Operation Procedure
Dokument yang membahas sebuah aktivitas yang harus dijalankan secara detail.
– Activity Plan
dokument yang membahas tentang tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mecapai target dari quality objective
contoh : dalam Quality Objective dinyatakan bahwa defect internal perusahaan harus dibawah 5%. maka dalam dokument aktivity plan dijabarkan aktivitas-aktivitas dalam menajalankan agar defective internal dibawah 5%.
- Job Description
Dokument yang membahas mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap person, bagian dan atau level
– Inspection Standard
Dokument yang membahas point-point yang harus diinspeksi dari sebuah produk atau proses. dokument ini digunakan oleh inspector sebagai acuan mereka pada saat inspeksi.
– Control Plan
Dokument ini berisikan flow process dan metode control yang harus dilakukan pada tiap-tiap aktivitas yang ada pada process tersebut agar kualitas yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi
– Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
adalah dokument yang berisi tentang mode failure selama proces dan termasuk potensi failure serta akibat dari failure tersebut terhadap produk, proses ataupun pengguna produk.
d. Level 4
– Dokument pendukung
dokument-dokument yang melaporkan hasil kegiatan (form) dan dokument eksternal yang digunakan perusahaan seperti : drawing customer, spesifikasi tehnik, dll.

2. Bagaimana cara mengontrolnya?
umumnya semua dokument ini dicontrol oleh QMS yang terdapat diperusahaan, dimana QMS ini merecord semua dokument dalam list catatan mutu tiap dokument.contohnya : SOP (Standard Operation Procedure milik Dept Produksi) direcord dalam list catatan mutu level 3 SOP khusus Departement Produksi.
meski QMS yang merecord all dokument, all dept.head wajib menginformasikan ke QMS mengenai dokument-dokument yang terdapat pada Departementnya masing-masing.

3. Mengapa wajib dicontrol ?
Untuk memastikan agar dokument-dokument yang terdapat didalam perusahaan masih memenuhi spesifikasi kerja sesuai dengan semua proses yang terdapat diperusahaan tersebut. dengan adanya pengontrolan kita dapat mencegah adanya dokument-dokument yang telah kadaluarsa yang dapat mempengaruhi kondisi proses yang terdapat dilapangan.
Contoh : dengan adanya control, Dokument SOP produksi yang telah kadaluarsa dapat segera diketahui dan dimusnahkan sehingga dokument SOP tersebut tidak mempengaruhi proses produksi.

Langkah-langkah dalam menjalankan audit mutu internal perusahaan

yoooo, yang pengen tau soal audit mutu internal yang biasanya dijalankan
oleh orang-orang QA dalam industri manufacturing, ini step-step yang
musti kamu-kamu pada tahu :

1.Lakukan meeting internal all departement mengenai jadwal audit mutu
internal.

2. Audit mutu internal harus berdasarkan oleh clause-clause Quality
Manual yang dibuat oleh perusahaan (note: Quality Manual merupakan
dokument utama mengenai seluruh kegiatan yang terdapat didalam
perusahaan)

3. Clause-clause Quality Manual merupakan penjabaran dari quality
manual yang mengacu pada ISO 9001-2000, jadi tiap clause nya punya
landasan dasar.

4. Setelah jadwal telah ditentukan, seorang auditor internal harus
memiliki check sheet audit internal, check sheet tersebut menjelaskan :
a. Process yang akan diaudit
b. Clause-clause berdasarkan Quality Manual (sesuai ISO 9001-2000)
c. Deskripsi dari proses yang akan diaudit
d. Arahan untuk melihat lebih jelas mengenai process yang diaudit
( what looking for)

5. Seorang auditor harus mengisi observation sheet apabila ada
noncomformance yang ditemukan dalam process yang diaudit pada saat
dilapangan.

6. setiap non comformance yang ditemukan akan dituliskan satu persatu
kedalam PICA (Problem Identification and Corecctive Action) request,
yang diberikan ke auditee untuk diimprove (diperbaiki) . PICA ini
umumnya memiliki masa rentang waktu selama 3 hari atau sesuai
kesepakatan auditor dan auditee kapan perbaikan akan dilakukan.

7. Hasil PICA tersebut kemudian direcord dalam PICA request status log
(sebagai record bahwa audit mutu telah dijalankan, dan untuk
mengetahui status dari PICA tersebut, apakah sudah closing atau
opening)

8. Hasil perbaikan yang dilakukan oleh auditee kemudian difollow up
oleh auditor dan direcord dalam internal audit follow up.

9. Audit mutu internal biasanya dilakukan 6 bulan sekali, namun
apabila banyak ditemukan problem dalam process oleh auditor, maka
audit bisa dilakukan 3 bulan sekali…

10 hasil audit ini akan direview oleh management top dalam management
review..