Control Document

Knapa sech dokument harus tercontrol?
dokument apa saja sech yang harus dicontrol?
bagaimana cara mengontrolnya?
Umumnya ini semua hal yang terdapat didalam pikiran kita ketika kita akan membahas mengenai control terhadap dokument-dokument yang terdapat diperusahaan kita.

1. Dokument apa saja yang harus dicontrol ?
didalam suatu peruhasaan yang menjadikan ISO 9001-2000 sebagai acuan system yang diguanakan diperusahaannya, membagi dokument dalam 4 level :
a. Level 1
- Quality Manual
Quality Manual ini merupakan dokument yang membahas Quality Management System secara general dan ruang lingkup kerja organisasi yang terdapat diperusahaan tersebut
b. Level 2
- Quality Procedure
Quality Procedure merupakan penjelasan cara menerapkan Quality Manual. dokument ini membahas sebuah process yang harus dijalankan. Dokumen ini dipakai sebagai acuan dari tiap-tiap aktivitas yang ada pada proses tersebut.
Contoh : QP training (didalam Quality Manual dijelaskan mengenai pemberdayaan sumber daya manusia dengan meningkatkan kompetensi yang dimilikinya). Di QP Training ini dijabarkan tiap-tiap aktivitas dari training.
- Quality Objective
Dokument ini membahas mengenai pencapaian target yang terhitung dari penjabaran quality policy.
c. Level 3
- Standard Operation Procedure
Dokument yang membahas sebuah aktivitas yang harus dijalankan secara detail.
– Activity Plan
dokument yang membahas tentang tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mecapai target dari quality objective
contoh : dalam Quality Objective dinyatakan bahwa defect internal perusahaan harus dibawah 5%. maka dalam dokument aktivity plan dijabarkan aktivitas-aktivitas dalam menajalankan agar defective internal dibawah 5%.
- Job Description
Dokument yang membahas mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap person, bagian dan atau level
– Inspection Standard
Dokument yang membahas point-point yang harus diinspeksi dari sebuah produk atau proses. dokument ini digunakan oleh inspector sebagai acuan mereka pada saat inspeksi.
– Control Plan
Dokument ini berisikan flow process dan metode control yang harus dilakukan pada tiap-tiap aktivitas yang ada pada process tersebut agar kualitas yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi
– Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
adalah dokument yang berisi tentang mode failure selama proces dan termasuk potensi failure serta akibat dari failure tersebut terhadap produk, proses ataupun pengguna produk.
d. Level 4
– Dokument pendukung
dokument-dokument yang melaporkan hasil kegiatan (form) dan dokument eksternal yang digunakan perusahaan seperti : drawing customer, spesifikasi tehnik, dll.

2. Bagaimana cara mengontrolnya?
umumnya semua dokument ini dicontrol oleh QMS yang terdapat diperusahaan, dimana QMS ini merecord semua dokument dalam list catatan mutu tiap dokument.contohnya : SOP (Standard Operation Procedure milik Dept Produksi) direcord dalam list catatan mutu level 3 SOP khusus Departement Produksi.
meski QMS yang merecord all dokument, all dept.head wajib menginformasikan ke QMS mengenai dokument-dokument yang terdapat pada Departementnya masing-masing.

3. Mengapa wajib dicontrol ?
Untuk memastikan agar dokument-dokument yang terdapat didalam perusahaan masih memenuhi spesifikasi kerja sesuai dengan semua proses yang terdapat diperusahaan tersebut. dengan adanya pengontrolan kita dapat mencegah adanya dokument-dokument yang telah kadaluarsa yang dapat mempengaruhi kondisi proses yang terdapat dilapangan.
Contoh : dengan adanya control, Dokument SOP produksi yang telah kadaluarsa dapat segera diketahui dan dimusnahkan sehingga dokument SOP tersebut tidak mempengaruhi proses produksi.

Statistical Process Control…The way 2 get more improvement!!!

Statistika? serem d dengernya……

tapi begitu kita tahu cara mengaplikasikan dan mengimplementasikannya didalam suatu proses produksi……wow…..it’s amazing….keren….pengen bisa?

sebelumnya kita musti tahu apa itu Statistical Process Control (=disingkat SPC)?

SPC itu merupakan suatu teknik untuk mengontrol sebuah process berdasarkan statistik, sehingga bisa dikatakan SPC merupakan bagian terpenting dalam sistem kualitas, sebab kualitas memiliki standar-standar baku yang harus dikontrol. SPC bisa pula dikatakan sebuah alat untuk menjaga agar proses tetap sesuai dengan standar-standar, sehingga kualitas tetap sesuai dengan persyaratan pelanggan ( mohon diketahui bahwa dalam ISO/TS 16949-2002 lebih mengacu pada performance bukan apliance jadi terfokus pada Customer Oriented Process). Jadi dengan adanya SPC ini diharapkan kita dapat :

1. Memahami konsep variasi dalam process manufactur, termasuk pola variasi pengukurannya

2. Mampu memantau dan mengendalikan variasi dengan bagan kendali (cotrol chart), baik untuk data variable maupun data attributive

3. Mampu menganalisa dan menentukan penyebab kondisi diluar kendali

4. Memahami konsep dasar kemampuan process (capability process) serta arti pentingnya jika digunakan bersama bagan kendali (control chart).

Nah setelah kita mengetahui arti dan fungsi…maka kita bisa ketahap lebih jauh…yaitu mengaplikasikannya…umumnya perusahaan-perusahaan manufactur menggunakan software minitab atau SPSS (=jadi inget jaman kuliah…hiks-hiks….) untuk membuat bagan kendali dan capability process (kemampuan proses).Dengan diketahuinya capability process (=biasanya diberi inisial Cpk), maka kita bisa mengambil keputusan secara langsung terhadap control yang biasa kita lakukan, apakah kontrol kita selama ini bersifat tampering (berlebihan) atau under control (kurang control). bila Cpk tinggi (umumnya >1.33 = capability process bagus) maka intensitas control bisa kita kurangi (jadi kita tidak melakukan tampering), namun bila Cpk rendah maka kontrol harus lebih ditingkatkan sambil melakukan improvement untuk mencari penyebab dari kondisi process yang abnormal.

mau tau caranya menghitung capability process produksi ? ini dia :

1. BUka software statistika kamu (kita gunakan minitab saja ok!)

2. Open New Project

3. Cari standar baku yang diinginkan oleh customer…misalnya :standar hasil suatu produk (katakanlah produk itu bernama “Z” kamu diharapkan memiliki panjang yaitu sebesar 30+2cm…dalam satu hari kamu melakukan pengecekan 3 item Z sekaligus dengan jumlah pengulangan sebanyak 5 kali..berarti dalam satu hari kamu memiliki 15 data…OK!

4. Dalam Software minitab (new project loh ingat!) masukkan kata “panjang”pada baris pertama, lalu isi data-data kamu pada baris dibawahnya…dalam sebulan (=20hari) maka kamu mendapatkan data 300 data sebulan…OK!

5.Open pada Stat > Capability Process (normal).. klik panjang disebelah kiri lalu tekan select.

6. Kemudian masukkan subgroup sizes dengan angka 5 (ingat satu item kita melakukan 5 kali pengulangan…ingat?) ketik lower spec = 28 dan upper spec= 32 (ingat 30+2 cm ok!) kemudian klik target dan masukkan angka 30.

7.klik ok 2x.nah hasilnya terlihat bukan?angka Cpk disebelah kiri grafik…bila Cpk tinggi umumnya grafik berbentuk kurva yang tinggi dan teratur..tidak bergeser kekiri atau kekanan..tapi meninggi tepat pada target (=30). Bila Cpk tinggi maka kita bisa mengurangi keteraturan control kita..namun bila tidak maka kita harus segera menyari penyebab-penyebab terjadinya kondisi abnormal pada process..(gunakan diagram Fishbone untuk mengetahui common cause dan special cause pada process).

umumnya Cpk akan semakin besar bila kita bisa mempersempit  cause pada proses. pada diagram fishbone kita bisa menelusuri dari berbagai hal, seperti material. man, methode, mesin, environment

contoh : mungkin penyebab dari panjangnya produk tidak normal disebabkan oleh faktor-faktor sbb:

1.Operator baru (skillnya kurang=perlu ditraining lebih jauh)

2. Mesin jangkauan potongnya terlalu dalam (perlu dipertajam)

3. Material tidak kuat terhadap panas pada tempat penyimpanan (environment=ruangan digunakan ac)

4. dll

dengan adanya SPC kita bisa mengontrol process lebih maksimal…

so…. boosted your skill with improvement tools

Handling Customer Complain

Customer Complain? 2 hal yang pertama kamu harus lakukan sebagai seorang QA….tetap tabah and keep smile….hehehehehe….

Untuk menjadi seorang QA yang handal kamu harus tahu tatacara saat menghadapi complain, mau tahu? ini dia tatacaranya :

1. Biasanya complain datang by fax, phone, email, or langsung dikirim dari customer bersama surat jalan dengan produk yang NG (No Good), kalo kamu nerima lewat phone layaknya tukang obat….be patient…dengarkan keluhan mereka….be patient kalau mereka agak sedikit kasar dalam keluhannya….ingat! mereka butuh bantuan kita….

2. Semua complain yang datang baik dari berbagai cara, kamu harus menghubungi mereka (=customer), undang mereka ke perusahaan kamu atau biasanya mereka justru mengundang kamu untuk menemui mereka diperusahaannya…bila mereka mengundang kamu maka segeralah kamu kesana….jangan mengundur-undur waktu…segera temui mereka…biasanya ketika sampai disana kita akan melakukan meeting bersama mereka mengenai permasalahan yang ada atau……kamu melakukan cek sekaligus sortir ditempat mereka…jangan lupa kalau mau sortir bawa inspector QC kesana biar kamu tidak melakukan sortir sendirian (cape…..dijamin), hehehehehe…..

3. Setelah hasil meeting bersama mereka selesai, ada beberapa tahap yang harus kamu lakukan dan kamu pikirkan…yaitu  :

a. Temporary Action :

Tarik semua produk yang dicomplain di area Finish Goods kamu dan sortir ulang produk tersebut, informasikan claim ini kesemua inspector QC agar mereka memahami permasalahan yang ada.

b. Meeting Internal

c. Buat PICA (Problem Identification Corrective Action)

Buat PICA gampang-gampang susah, yang penting analythical Thingking kamu jalan…..biar mudah buat diagram FishBone (nanti kita bahas soal FishBone tersendiri..)dari diagram ini kamu dapat mengetahui permasalahan dari berbagai aspek..Material, Machine, Methode, Man dan Enviromental. permasalahan ini akan menjadi lebih mudah bila kamu membahasnya dalam meeting internal…jadi kamu tidak pusing sendirian, hehehehe….

didalam PICA terdapat beberapa point, yaitu ;

1. Problem;

2.Causednya terbagi menjadi a. Temporary Action Kamu; b.Kenapa Produk bisa terkirim; c. Kenapa hal tersebut bisa terjadi (kata lainnya kok bisa terjadi NG);

3 Corrective Actionnya;

4. D/d dan PIC yang bertanggung jawab.

d. Kembali ke customer

datangi mereka apabila perbaikan telah kamu lakukan, berikan mereka PICA yang telah kamu buat…jangan lupa data-data pendukung PICA tersebut…data pendukung biasanya berupa : 1. Improvement Sheet; 2.Training report, 3.new atau revisi SOP dan CCP…biasanya satu minggu setelah PICA diberikan pada mereka, mereka akan mendatangi perusahaan kita…so dont worry…keep smile OK!

d. Buat Customer Complain Status Log

disini kamu mendata complain tersebut dan merecord apakah complain tersebut masih opening atau closing. Setiap 6 bulan hasil record ini direview untuk melihat berapa banyak complain dari masing-masing customer.

Ingat! setiap complain yang datang dari customer menandakan mereka membutuhkan bantuan kita, jadi jangan ngedumel kalau ada complain dari customer….be professional with complain by continual improvement