Control Document

Knapa sech dokument harus tercontrol?
dokument apa saja sech yang harus dicontrol?
bagaimana cara mengontrolnya?
Umumnya ini semua hal yang terdapat didalam pikiran kita ketika kita akan membahas mengenai control terhadap dokument-dokument yang terdapat diperusahaan kita.

1. Dokument apa saja yang harus dicontrol ?
didalam suatu peruhasaan yang menjadikan ISO 9001-2000 sebagai acuan system yang diguanakan diperusahaannya, membagi dokument dalam 4 level :
a. Level 1
- Quality Manual
Quality Manual ini merupakan dokument yang membahas Quality Management System secara general dan ruang lingkup kerja organisasi yang terdapat diperusahaan tersebut
b. Level 2
- Quality Procedure
Quality Procedure merupakan penjelasan cara menerapkan Quality Manual. dokument ini membahas sebuah process yang harus dijalankan. Dokumen ini dipakai sebagai acuan dari tiap-tiap aktivitas yang ada pada proses tersebut.
Contoh : QP training (didalam Quality Manual dijelaskan mengenai pemberdayaan sumber daya manusia dengan meningkatkan kompetensi yang dimilikinya). Di QP Training ini dijabarkan tiap-tiap aktivitas dari training.
- Quality Objective
Dokument ini membahas mengenai pencapaian target yang terhitung dari penjabaran quality policy.
c. Level 3
- Standard Operation Procedure
Dokument yang membahas sebuah aktivitas yang harus dijalankan secara detail.
– Activity Plan
dokument yang membahas tentang tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mecapai target dari quality objective
contoh : dalam Quality Objective dinyatakan bahwa defect internal perusahaan harus dibawah 5%. maka dalam dokument aktivity plan dijabarkan aktivitas-aktivitas dalam menajalankan agar defective internal dibawah 5%.
- Job Description
Dokument yang membahas mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang dari tiap-tiap person, bagian dan atau level
– Inspection Standard
Dokument yang membahas point-point yang harus diinspeksi dari sebuah produk atau proses. dokument ini digunakan oleh inspector sebagai acuan mereka pada saat inspeksi.
– Control Plan
Dokument ini berisikan flow process dan metode control yang harus dilakukan pada tiap-tiap aktivitas yang ada pada process tersebut agar kualitas yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi
– Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
adalah dokument yang berisi tentang mode failure selama proces dan termasuk potensi failure serta akibat dari failure tersebut terhadap produk, proses ataupun pengguna produk.
d. Level 4
– Dokument pendukung
dokument-dokument yang melaporkan hasil kegiatan (form) dan dokument eksternal yang digunakan perusahaan seperti : drawing customer, spesifikasi tehnik, dll.

2. Bagaimana cara mengontrolnya?
umumnya semua dokument ini dicontrol oleh QMS yang terdapat diperusahaan, dimana QMS ini merecord semua dokument dalam list catatan mutu tiap dokument.contohnya : SOP (Standard Operation Procedure milik Dept Produksi) direcord dalam list catatan mutu level 3 SOP khusus Departement Produksi.
meski QMS yang merecord all dokument, all dept.head wajib menginformasikan ke QMS mengenai dokument-dokument yang terdapat pada Departementnya masing-masing.

3. Mengapa wajib dicontrol ?
Untuk memastikan agar dokument-dokument yang terdapat didalam perusahaan masih memenuhi spesifikasi kerja sesuai dengan semua proses yang terdapat diperusahaan tersebut. dengan adanya pengontrolan kita dapat mencegah adanya dokument-dokument yang telah kadaluarsa yang dapat mempengaruhi kondisi proses yang terdapat dilapangan.
Contoh : dengan adanya control, Dokument SOP produksi yang telah kadaluarsa dapat segera diketahui dan dimusnahkan sehingga dokument SOP tersebut tidak mempengaruhi proses produksi.

Statistical Process Control…The way 2 get more improvement!!!

Statistika? serem d dengernya……

tapi begitu kita tahu cara mengaplikasikan dan mengimplementasikannya didalam suatu proses produksi……wow…..it’s amazing….keren….pengen bisa?

sebelumnya kita musti tahu apa itu Statistical Process Control (=disingkat SPC)?

SPC itu merupakan suatu teknik untuk mengontrol sebuah process berdasarkan statistik, sehingga bisa dikatakan SPC merupakan bagian terpenting dalam sistem kualitas, sebab kualitas memiliki standar-standar baku yang harus dikontrol. SPC bisa pula dikatakan sebuah alat untuk menjaga agar proses tetap sesuai dengan standar-standar, sehingga kualitas tetap sesuai dengan persyaratan pelanggan ( mohon diketahui bahwa dalam ISO/TS 16949-2002 lebih mengacu pada performance bukan apliance jadi terfokus pada Customer Oriented Process). Jadi dengan adanya SPC ini diharapkan kita dapat :

1. Memahami konsep variasi dalam process manufactur, termasuk pola variasi pengukurannya

2. Mampu memantau dan mengendalikan variasi dengan bagan kendali (cotrol chart), baik untuk data variable maupun data attributive

3. Mampu menganalisa dan menentukan penyebab kondisi diluar kendali

4. Memahami konsep dasar kemampuan process (capability process) serta arti pentingnya jika digunakan bersama bagan kendali (control chart).

Nah setelah kita mengetahui arti dan fungsi…maka kita bisa ketahap lebih jauh…yaitu mengaplikasikannya…umumnya perusahaan-perusahaan manufactur menggunakan software minitab atau SPSS (=jadi inget jaman kuliah…hiks-hiks….) untuk membuat bagan kendali dan capability process (kemampuan proses).Dengan diketahuinya capability process (=biasanya diberi inisial Cpk), maka kita bisa mengambil keputusan secara langsung terhadap control yang biasa kita lakukan, apakah kontrol kita selama ini bersifat tampering (berlebihan) atau under control (kurang control). bila Cpk tinggi (umumnya >1.33 = capability process bagus) maka intensitas control bisa kita kurangi (jadi kita tidak melakukan tampering), namun bila Cpk rendah maka kontrol harus lebih ditingkatkan sambil melakukan improvement untuk mencari penyebab dari kondisi process yang abnormal.

mau tau caranya menghitung capability process produksi ? ini dia :

1. BUka software statistika kamu (kita gunakan minitab saja ok!)

2. Open New Project

3. Cari standar baku yang diinginkan oleh customer…misalnya :standar hasil suatu produk (katakanlah produk itu bernama “Z” kamu diharapkan memiliki panjang yaitu sebesar 30+2cm…dalam satu hari kamu melakukan pengecekan 3 item Z sekaligus dengan jumlah pengulangan sebanyak 5 kali..berarti dalam satu hari kamu memiliki 15 data…OK!

4. Dalam Software minitab (new project loh ingat!) masukkan kata “panjang”pada baris pertama, lalu isi data-data kamu pada baris dibawahnya…dalam sebulan (=20hari) maka kamu mendapatkan data 300 data sebulan…OK!

5.Open pada Stat > Capability Process (normal).. klik panjang disebelah kiri lalu tekan select.

6. Kemudian masukkan subgroup sizes dengan angka 5 (ingat satu item kita melakukan 5 kali pengulangan…ingat?) ketik lower spec = 28 dan upper spec= 32 (ingat 30+2 cm ok!) kemudian klik target dan masukkan angka 30.

7.klik ok 2x.nah hasilnya terlihat bukan?angka Cpk disebelah kiri grafik…bila Cpk tinggi umumnya grafik berbentuk kurva yang tinggi dan teratur..tidak bergeser kekiri atau kekanan..tapi meninggi tepat pada target (=30). Bila Cpk tinggi maka kita bisa mengurangi keteraturan control kita..namun bila tidak maka kita harus segera menyari penyebab-penyebab terjadinya kondisi abnormal pada process..(gunakan diagram Fishbone untuk mengetahui common cause dan special cause pada process).

umumnya Cpk akan semakin besar bila kita bisa mempersempit  cause pada proses. pada diagram fishbone kita bisa menelusuri dari berbagai hal, seperti material. man, methode, mesin, environment

contoh : mungkin penyebab dari panjangnya produk tidak normal disebabkan oleh faktor-faktor sbb:

1.Operator baru (skillnya kurang=perlu ditraining lebih jauh)

2. Mesin jangkauan potongnya terlalu dalam (perlu dipertajam)

3. Material tidak kuat terhadap panas pada tempat penyimpanan (environment=ruangan digunakan ac)

4. dll

dengan adanya SPC kita bisa mengontrol process lebih maksimal…

so…. boosted your skill with improvement tools

Handling Customer Complain

Customer Complain? 2 hal yang pertama kamu harus lakukan sebagai seorang QA….tetap tabah and keep smile….hehehehehe….

Untuk menjadi seorang QA yang handal kamu harus tahu tatacara saat menghadapi complain, mau tahu? ini dia tatacaranya :

1. Biasanya complain datang by fax, phone, email, or langsung dikirim dari customer bersama surat jalan dengan produk yang NG (No Good), kalo kamu nerima lewat phone layaknya tukang obat….be patient…dengarkan keluhan mereka….be patient kalau mereka agak sedikit kasar dalam keluhannya….ingat! mereka butuh bantuan kita….

2. Semua complain yang datang baik dari berbagai cara, kamu harus menghubungi mereka (=customer), undang mereka ke perusahaan kamu atau biasanya mereka justru mengundang kamu untuk menemui mereka diperusahaannya…bila mereka mengundang kamu maka segeralah kamu kesana….jangan mengundur-undur waktu…segera temui mereka…biasanya ketika sampai disana kita akan melakukan meeting bersama mereka mengenai permasalahan yang ada atau……kamu melakukan cek sekaligus sortir ditempat mereka…jangan lupa kalau mau sortir bawa inspector QC kesana biar kamu tidak melakukan sortir sendirian (cape…..dijamin), hehehehehe…..

3. Setelah hasil meeting bersama mereka selesai, ada beberapa tahap yang harus kamu lakukan dan kamu pikirkan…yaitu  :

a. Temporary Action :

Tarik semua produk yang dicomplain di area Finish Goods kamu dan sortir ulang produk tersebut, informasikan claim ini kesemua inspector QC agar mereka memahami permasalahan yang ada.

b. Meeting Internal

c. Buat PICA (Problem Identification Corrective Action)

Buat PICA gampang-gampang susah, yang penting analythical Thingking kamu jalan…..biar mudah buat diagram FishBone (nanti kita bahas soal FishBone tersendiri..)dari diagram ini kamu dapat mengetahui permasalahan dari berbagai aspek..Material, Machine, Methode, Man dan Enviromental. permasalahan ini akan menjadi lebih mudah bila kamu membahasnya dalam meeting internal…jadi kamu tidak pusing sendirian, hehehehe….

didalam PICA terdapat beberapa point, yaitu ;

1. Problem;

2.Causednya terbagi menjadi a. Temporary Action Kamu; b.Kenapa Produk bisa terkirim; c. Kenapa hal tersebut bisa terjadi (kata lainnya kok bisa terjadi NG);

3 Corrective Actionnya;

4. D/d dan PIC yang bertanggung jawab.

d. Kembali ke customer

datangi mereka apabila perbaikan telah kamu lakukan, berikan mereka PICA yang telah kamu buat…jangan lupa data-data pendukung PICA tersebut…data pendukung biasanya berupa : 1. Improvement Sheet; 2.Training report, 3.new atau revisi SOP dan CCP…biasanya satu minggu setelah PICA diberikan pada mereka, mereka akan mendatangi perusahaan kita…so dont worry…keep smile OK!

d. Buat Customer Complain Status Log

disini kamu mendata complain tersebut dan merecord apakah complain tersebut masih opening atau closing. Setiap 6 bulan hasil record ini direview untuk melihat berapa banyak complain dari masing-masing customer.

Ingat! setiap complain yang datang dari customer menandakan mereka membutuhkan bantuan kita, jadi jangan ngedumel kalau ada complain dari customer….be professional with complain by continual improvement

Langkah-langkah dalam menjalankan audit mutu internal perusahaan

yoooo, yang pengen tau soal audit mutu internal yang biasanya dijalankan
oleh orang-orang QA dalam industri manufacturing, ini step-step yang
musti kamu-kamu pada tahu :

1.Lakukan meeting internal all departement mengenai jadwal audit mutu
internal.

2. Audit mutu internal harus berdasarkan oleh clause-clause Quality
Manual yang dibuat oleh perusahaan (note: Quality Manual merupakan
dokument utama mengenai seluruh kegiatan yang terdapat didalam
perusahaan)

3. Clause-clause Quality Manual merupakan penjabaran dari quality
manual yang mengacu pada ISO 9001-2000, jadi tiap clause nya punya
landasan dasar.

4. Setelah jadwal telah ditentukan, seorang auditor internal harus
memiliki check sheet audit internal, check sheet tersebut menjelaskan :
a. Process yang akan diaudit
b. Clause-clause berdasarkan Quality Manual (sesuai ISO 9001-2000)
c. Deskripsi dari proses yang akan diaudit
d. Arahan untuk melihat lebih jelas mengenai process yang diaudit
( what looking for)

5. Seorang auditor harus mengisi observation sheet apabila ada
noncomformance yang ditemukan dalam process yang diaudit pada saat
dilapangan.

6. setiap non comformance yang ditemukan akan dituliskan satu persatu
kedalam PICA (Problem Identification and Corecctive Action) request,
yang diberikan ke auditee untuk diimprove (diperbaiki) . PICA ini
umumnya memiliki masa rentang waktu selama 3 hari atau sesuai
kesepakatan auditor dan auditee kapan perbaikan akan dilakukan.

7. Hasil PICA tersebut kemudian direcord dalam PICA request status log
(sebagai record bahwa audit mutu telah dijalankan, dan untuk
mengetahui status dari PICA tersebut, apakah sudah closing atau
opening)

8. Hasil perbaikan yang dilakukan oleh auditee kemudian difollow up
oleh auditor dan direcord dalam internal audit follow up.

9. Audit mutu internal biasanya dilakukan 6 bulan sekali, namun
apabila banyak ditemukan problem dalam process oleh auditor, maka
audit bisa dilakukan 3 bulan sekali…

10 hasil audit ini akan direview oleh management top dalam management
review..

Tugas, Kewenangan dan Tanggung Jawab Supervisor QA-Engineer

Ini merupakan beberapa point tugas, kewenangan dan tanggung jawab Saya selaku seorang QA di PT.Banshu Rubber Indonesia

TUGAS dan KEWENANGAN :

1. Melakukan pengawasan kualitas terhadap line produksi bersama dengan leader QC

2. Melakukan pengawasan semua kegiatan QA adm, Incoming Inspection, OutGoing Inspection dan Customer Complain.

3. Menganalisa permasalahan qualitas yang ditemukan dilapangan

4. Melakukan koordinasi dengan departement terkait terhadap masalah kualitas yang ada

5. Mengambil keputusan untuk menyelesaikan masalah.

6. Menjalankan dan Memantau hasil keputusan terhadap kualitas hasil produksi

7. Menerima keluhan dari Customer Luar

8. Menganalisa keluhan

9. Membuat rencana tindakan untuk menghilangkan permasalahan – PICA (Continual Improvement)

10. Bila perlu, membakukan hasil keputusan dalam sebuah standard

11. Bila perlu, bekerja sama dengan training dept untuk awareness pada yang membutuhkan

12. melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kalibrasi tools dan equipment

13. Membuat laporan qualitas mingguan/bulanan

14. Mengontrol jalannya new project, Modifikasi dan development product sebagai team leader

15 Memutasi seluruh karyawan staf QA ENG

16. Menentukan kebutuhan training karyawan departement Quality Engineering dalam rangka peningkatan Kualifikasi dan Kompetensi Karyawan

Tanggung Jawab :

1. Memastikan semua proses berjalan sesuai dengan standar

2. Memastikan semua customer claim sudah ada corrective action -PICA

3. Memastikan semua proses sudah memiliki standar kerja

4. Memastikan new project, modification dan development produk berjalan sesuai rencana

5. Memimpin menyelesaikan masalah pada problem yang berhubungan dengan Quality Product dan Customer Feedback

6. Berperan sebagai Quality Representative pada PT. Banshu Rubber Indonesia

My Curicullum Vitae

Personal Data

Full Name : Abu Tholib

Nick Name : Abu

Place, date of birth : Jakarta, May 6th, 1984

Sex : Male

Religion : Islam

Marital status : Single

Permanent Address : Pangeran Tubagus Angke No.5 Jakarta Barat

Kode Pos : 11330

Hp. 0856-93906434

Email : Abutholib_k02@yahoo.com

Formal Education

*University/College

Jakarta State University, Faculty of Math and Science, Departement of Chemistry (2002 – 2007).

*Senior High School

Sekolah Menengah Umum Negeri 19 Jakarta (1999 – 2002).

*Yunior High School

SMPN 32 Pejagalan (1996 – 1999)

*Elementary School

SDN Angke 03 Pagi Percontohan (1990 – 1996)

Final Project Title “ Pembuatan Kopolimer Tempel Metil Metakrilat (MMA) Pada Selulosa Nata De Coco Dengan Menggunakan Inisiator H2O2¬/Fe2+. ”

Graduate : February 16th , 2007

Skills

1. Computer skill

Microsoft Windows, MS Office, Adobe Photoshop, Minitab ver.13

2. Language skill

Written and spoken Indonesian and English.

3. Quality Control skill

a. Having knowledge about ISO 9001-2000 (QMS)

b. Having Knowledge about Quality Control Circle

c. Having Knowledge about Statistical Process Control

Working Experiences (February 27th, 2007-Now)

1. Company : PT.Banshu Rubber Indonesia

A. Position : Quality Assurance Staff (27 Februari 2007-15 Februari 2008)

Quality Assurance-Engineer Supervisor (16 Februari 2008-Now)

B. Organization : 1. Quality Control Circle Coordinator

2. ISO 9001-2000 Team (QSM)

3. Improvement Coordinator

4. 5S Coordinator

5. Training Team

6. Nem Project Team Leader

Organizational Experiences

1.  OSIS Head at SMUN 19 Jakarta Barat (2000-2001)

2. Penerangan Dept. Head at BEMJ Chemistry (2003-2004)

3. HUMAS Dept. Head at Chemistry Club(2004-2005)

Academic Experiences

1. Assistant for Physic Chemistry II : Experiment

2. Assistant for Anorganic Chemistry II : Experiment

Scholarship

1. BBM ( January – December 2005)

2. PPA (January – Desember 2006)

3. Jami’at Kheir (2002-2007)

Trainning Programs (Jakarta State University)

1. The Leadership of Chemistry College Presented by BEM Chemistry of UNJ (2003)

2. Mekanika Moleculer Hyper Chem 5.0 presented by BEM Chemistry (2003)

3. Public Relation Presented by BEMF Media Centre and Public Relation Forum of MIPA and MUA college (2004)

4. Making of Website Presented by Public Relation Forum of MIPA and MUA college (2004)

Trainning Programs (PT. Banshu Rubber Indonesia)

1. Basic Mentality and Ethos of Works

2. Product Know How

3. Engineering Know How

4. Quality Know How

5. ISO 9001 (Quality System Management) Know How

6. Quality Control Circle (PDCA : 8 Step to Solve Company Problem)

(Banshu Groups’ Certification)

7. Mesin Manufacturing Know How : Applicator

8. Costumer Satisfaction.

9. Rubber Tech

(Banshu Groups’ Certification) trainer from BPTK Bogor

10. Internal Quality Auditor

(Premysis Consulting’s Certification)

11. Training For Traineer

(Premysis Consulting’s Certification)

12. ISO/TS 16949 know how

(Banshu Groups’ Certification)

note : for my jobdescription please open “Tugas, Kewenangan, dan Tanggung jawab seorang QA” on personalities categories